Ratgeber | Wissen zur KI-Telefonie
Was Sie über KI-Telefonassistenz wissen sollten, bevor Sie eine einführen.
Kosten, technische Anbindung, Abgrenzung zum Callcenter, Datenschutz. Hier finden Sie die Antworten auf die Fragen, die mir Unternehmen am häufigsten stellen. Kurz beantwortet, ohne Fachjargon und ohne Verkaufsversprechen. Die ausführlichen Beiträge folgen nach und nach.
Beiträge
Die unsichtbaren Kosten verpasster Anrufe
Drei Situationen, in denen niemand abnehmen kann, und vier Zahlen dazu, was ein unbeantworteter Anruf Umsatz, Fokus und Kundenzufriedenheit kostet.
Im Interview bei Effizienz in der Praxis: Telefonische Erreichbarkeit mit KI
Roxane Freytag im Gespräch mit Jörg Maire über verpasste Anrufe, die Grenzen von Mailbox und Rückrufliste und die Frage, was eine KI am Telefon wirklich übernehmen kann.
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Ein digitales Teammitglied von direkt erreichbar gibt es ab 199 € monatlich, inklusive laufender Betreuung und Anpassungen. Dazu kommt eine einmalige Setup-Gebühr für die individuelle Einrichtung.
Der Monatsbeitrag richtet sich nach Ihrem Anrufaufkommen und danach, wie viele Gespräche gleichzeitig geführt werden sollen. Den genauen Preis für Ihren Betrieb klären Sie mit mir im Kennenlerngespräch.
Was den Preis darüber hinaus beeinflusst: die Zahl der Inklusivminuten, ob auch ausgehende Anrufe wie Terminerinnerungen dazugehören und ob Schnittstellen zu Ihrer Telefonanlage, Ihrem Kalender oder Ihrem CRM nötig sind. Anpassungen im laufenden Betrieb, etwa neue Öffnungszeiten oder saisonale Änderungen, sind in der Betreuung enthalten und kosten nichts extra.
Wie funktioniert die Rufweiterleitung zum KI-Telefonassistenten?
Über eine Rufweiterleitung auf Ihrer bestehenden Telefonnummer. Mehr braucht es in den meisten Fällen nicht.
Sie entscheiden, wann weitergeleitet wird: dauerhaft, erst nach einem Zeitintervall von zum Beispiel 15 Sekunden oder nur, wenn die Leitung besetzt ist. Anrufe, die Sie nicht annehmen, landen automatisch bei Ihrem digitalen Teammitglied. Für Ihre Kund*innen ändert sich nichts, sie rufen weiterhin die gewohnte Nummer an.
Sie brauchen keine neue Telefonnummer, keine neue Hardware, keine Software-Installation und keine IT-Abteilung. Rufweiterleitung kann jedes Telefon, jede Anlage, jeder Provider. Telefonanlagen mit mehreren Nebenstellen oder mehrere Rufnummern richte ich für Sie ein. Genauso lassen sich VIP-Nummern hinterlegen, die immer direkt bei Ihnen klingeln, und Stammkontakte, die der Assistent beim Namen begrüßt.
Was ist der Unterschied zwischen einem KI-Telefonassistenten und einem Callcenter?
Ein Callcenter braucht Personal und Schichten. Ein KI-Telefonassistent ist immer da, kennt Ihre Abläufe und kostet einen festen Monatsbeitrag.
Ein externer Telefonservice ist an Öffnungszeiten gebunden und rechnet meist pro Minute oder pro Arbeitsplatz ab. Die Mitarbeitenden dort betreuen viele Auftraggeber gleichzeitig und arbeiten mit einem knappen Gesprächsleitfaden. Fachbegriffe aus Ihrer Branche, Ihre Eskalationsregeln und die Details Ihrer Leistungen sind dort selten hinterlegt.
Ihr digitales Teammitglied greift auf eine Wissensdatenbank zu, die ich mit Ihren FAQ, Ihren Abläufen und Ihrem Vokabular fülle. Es arbeitet an 365 Tagen im Jahr, wird nicht krank und braucht keine Vertretung. In der Regel liegt es preislich deutlich unter einem externen Sekretariat und ist trotzdem rund um die Uhr erreichbar.
Ein Anrufbeantworter wiederum zeichnet nur auf. Der Assistent führt ein Gespräch, erfasst das Anliegen strukturiert und schickt Ihnen die Zusammenfassung per E-Mail.
Ist KI-Telefonie DSGVO-konform?
Ja, wenn vier Punkte erfüllt sind. Bei direkt erreichbar sind sie es von Anfang an.
Server in Deutschland
Alle Datenströme und Sprachverarbeitungen bleiben in Deutschland. Ohne US-Infrastruktur greift kein US Cloud Act, es findet keine Übertragung ins außereuropäische Ausland statt.
Auftragsverarbeitungsvertrag
Vor dem Livegang schließe ich mit jedem Unternehmen einen AVV ab. Er regelt verbindlich, wie Daten verarbeitet werden und was bei Beendigung des Services mit ihnen passiert: Sie werden vollständig gelöscht.
Keine KI-Schulung mit Ihren Daten
Was Ihre Kund*innen sagen, bleibt vertraulich. Gesprächsinhalte werden nicht zum Training der KI-Modelle verwendet. Die Gespräche werden für die automatische Verschriftlichung verarbeitet, eine dauerhafte Speicherung der Audiodaten findet nicht statt.
Transparenzhinweis und EU AI Act
Anrufende erfahren zu Gesprächsbeginn, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen. KI-Telefonie fällt im EU AI Act in die Kategorie begrenztes Risiko, die Kernpflicht ist genau diese Transparenz. Ich konfiguriere den Hinweis so, dass er freundlich klingt und nicht wie ein juristischer Vorbehalt.
Alle Details zu Datenschutz und technischen Voraussetzungen ansehen
Weitere Beiträge in Vorbereitung
Diese Themen bereite ich als ausführliche Beiträge vor. Fehlt Ihnen eine Frage, schreiben Sie mir. Was mehrfach gefragt wird, kommt als Nächstes dran.
Erreichbarkeit messen
Wie Sie herausfinden, wie viele Anrufe in Ihrem Unternehmen tatsächlich unbeantwortet bleiben, und was ein verpasster Anruf Sie im Schnitt kostet.
Notdienst ohne Bereitschaft
Wie sich Notfälle außerhalb der Geschäftszeiten sauber eskalieren lassen, ohne dass jemand aus Ihrem Team abends privat erreichbar sein muss.
Terminbuchung am Telefon
Wie der Assistent in Ihren bestehenden Kalender bucht, welche Systeme angebunden werden können und warum die Bestätigungs-SMS No-Shows reduziert.
Ihre Frage ist nicht dabei?
Dann klären Sie sie mit mir im Gespräch. 15 Minuten, kostenlos, unverbindlich. Ich höre mir an, wie Ihr Unternehmen arbeitet, und sage Ihnen ehrlich, ob und in welcher Form ein KI-Telefonassistent bei Ihnen Sinn ergibt.
Roxane Freytag
Inhaberin von direkt erreichbar | Beraterin für KI-Kundenkommunikation in Leipzig, Sachsen und Umgebung.