KI-Telefonassistenz für Notariate | Für Notarbüros und Beurkundung

Sie beurkunden. Das Telefon klingelt. Ab jetzt lenkt es nicht mehr ab.

Ihr digitales Teammitglied nimmt Anrufe entgegen, klärt Anliegen zu Beurkundungen, erfasst Dokumentenfragen und entlastet Ihre Notarfachangestellten. Rund um die Uhr. Auch wenn Sie gerade im Beurkundungstermin sitzen oder Ihr Team Grundbuchakten prüft.

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Nein danke, bei mir geht immer jemand ans Telefon.

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Roxane Freytag hält ein Smartphone, auf dem Display steht Termin Beurkundung

Foto: Roxane Freytag. Bildbearbeitung mit KI-Unterstützung.

Warum Notariate zwischen Beurkundung und Telefon nicht beides gleichzeitig schaffen

Eine Beurkundung erfordert absolute Konzentration. Käufer*in, Verkäufer*in, Makler*in, manchmal die Bank. Alle sitzen im Raum. Ihr Telefon darf in diesem Moment nicht klingeln. Tut es aber.

Ihre Notarfachangestellte bearbeitet gerade eine Grundbuchrecherche. Das Telefon klingelt. Jemand will wissen, welche Unterlagen für den Kaufvertrag nächste Woche nötig sind. Gleichzeitig ruft jemand an, der einen Termin für eine Vorsorgevollmacht braucht. Ihre Fachangestellte kann nur einen Anruf annehmen.

Dazwischen kommt Laufkundschaft für Beglaubigungen. Ohne Termin, ohne Vorwarnung. Die Fachangestellte muss zwischen Telefon, Grundbuchrecherche und Schalter hin- und herspringen.

Die Terminkoordination für eine Beurkundung ist komplex: drei bis fünf Beteiligte, die alle einen gemeinsamen Termin finden müssen. Das erzeugt Rückrufe, Rückfragen und Abstimmungsschleifen, die den gesamten Tag fragmentieren.

In kleinen Notarbüros mit ein bis zwei Notar*innen und wenigen Fachangestellten trifft ein hohes Anrufvolumen auf ein sehr kleines Team. Jede Unterbrechung kostet konzentrierte Arbeitszeit. Wenn Ihre Fachangestellten den halben Tag am Telefon hängen statt Urkunden vorzubereiten, leidet die gesamte Kanzlei.

23 Min.

brauchen Sie nach einer Unterbrechung, um wieder konzentriert arbeiten zu können. Bei der Vorbereitung von Urkunden fatal.

UC Irvine, 2008

68 %

der Anrufenden wechseln sofort zum nächsten Anbieter, wenn niemand abnimmt.

Fittkau & Maaß, 2023

85 %

rufen nach einem Fehlversuch nie wieder an.

YourBusinessNumber, 2022

23 %

der telefonischen Kontaktaufnahmen bei Mittelständlern werden nicht angenommen.

matelso, 2024

Was übernimmt ein KI-Telefonassistent für Notariate?

Ihr digitales Teammitglied kennt die Fachbegriffe der vorsorgenden Rechtspflege. Es entlastet Ihre Notarfachangestellten von Routinefragen, damit diese sich auf die Vorbereitung komplexer Urkunden konzentrieren können.

Rückfragen nach der Beurkundung abfangen

Statusfragen zur Kaufpreisfälligkeit, Grundbucheintragung oder Auszahlung beantwortet der Assistent mit von Ihnen definierten Standard-Informationen.

Unterlagen-Check vor dem Termin

Der Assistent erklärt Anrufenden genau, welche Dokumente (z.B. Personalausweis, Steuer-ID, Handelsregisterauszug) zum Beurkundungstermin mitgebracht werden müssen.

Terminanfragen strukturiert vorerfassen

Bei komplexen Beurkundungen (Grundstückskaufvertrag, Vorsorgevollmacht, Gesellschaftsgründung) erfasst der Assistent die Kontaktdaten und Wunschzeiten aller Beteiligten für Ihr Kanzlei-Team.

Notarfachangestellte bei Spitzenlast schützen

Telefoniert Ihre Assistenz bereits, fängt der Assistent den zweiten Anruf ab. Anrufende hängen nicht in der Schleife, sondern werden direkt betreut.

Laufkundschaft für Beglaubigungen auffangen

Jemand ruft an und will wissen, ob eine Beglaubigung heute noch möglich ist, was sie kostet und was mitgebracht werden muss. Der Assistent beantwortet das sofort, ohne dass Ihre Fachangestellte die Grundbuchrecherche unterbrechen muss.

Allgemeine Kanzleifragen beantworten

Sprechzeiten, Anfahrt, Beglaubigungsgebühren, welche Dienstleistungen Ihr Notariat anbietet. Routineanfragen, die Ihr Team von der Urkundenvorbereitung abhalten.

Dringende Fälle sofort weiterleiten

Eine Beteiligte kann den Beurkundungstermin in einer Stunde nicht wahrnehmen. Der Assistent erkennt die Dringlichkeit und informiert Ihr Team sofort per priorisierter E-Mail. Jede E-Mail-Zusammenfassung enthält eine Dringlichkeitsbewertung.

Außerhalb der Bürozeiten erreichbar bleiben

Viele Beteiligte rufen abends oder in der Mittagspause an, weil sie selbst tagsüber arbeiten. Der Assistent nimmt die Anfrage auf und vereinbart einen Rückruftermin.

Möchten Sie wissen, was das für Ihr Notariat kosten würde?

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So richte ich Ihr neues Teammitglied ein

Der Start ist unkompliziert. In zwei bis drei Wochen ist Ihr digitales Teammitglied einsatzbereit. Sie brauchen keine IT-Kenntnisse.

In einem kurzen Gespräch erfahre ich, wie Ihr Notariat arbeitet. Sie nennen mir Ihre Beurkundungsarten, die häufigsten Rückfragen, Ihre Sprechzeiten und Ihre Regeln für dringende Fälle. Danach konfiguriere und trainiere ich den Assistenten für Sie. Bevor echte Anrufe entgegengenommen werden, testen Sie und Ihr Team alles in Ruhe aus.

Den vollständigen Ablauf im Detail ansehen

Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten für Notariate

Versteht der Assistent die Fachbegriffe eines Notariats?

Ja. Ich konfiguriere das System mit Ihrem Vokabular: Beurkundung, Grundbucheintragung, Auflassung, Vorsorgevollmacht, Betreuungsverfügung, Beglaubigung, Gesellschaftsvertrag.

Wie steht es um die Vertraulichkeit?

Server in Deutschland, DSGVO-konform, EU AI Act konform. Ich schließe mit jedem Notariat einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab. Gesprächsinhalte werden nicht zum Training der KI verwendet.

Ich habe ein kleines Büro mit nur einer Fachangestellten. Lohnt sich das?

Gerade dann. Wenn Ihre einzige Fachangestellte telefoniert, eine Grundbuchrecherche macht oder Laufkundschaft für Beglaubigungen bedient, geht sonst niemand ans Telefon. Das digitale Teammitglied fängt genau diese Lücken auf.

Was kostet das für mein Notariat?

Ab 199 € monatlich, abhängig von Ihrem Anrufvolumen. Im Kennenlerngespräch klären Sie mit mir Ihren Bedarf und erhalten ein individuelles Angebot.

Ist der KI-Telefonassistent günstiger als ein externes Sekretariat?

In der Regel ja. Ein externes Sekretariat kostet oft das Mehrfache und ist trotzdem nicht rund um die Uhr verfügbar. Der Assistent arbeitet 24/7, kennt Ihre Fachbegriffe und leitet nach Ihren Regeln weiter.

Noch Fragen?

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Ihr Notariat verdient ein Teammitglied, auf das Sie sich rund um die Uhr verlassen können.

Wenn Käufer*in, Verkäufer*in und Bank vor Ihnen sitzen, darf das Telefon keine Rolle spielen. Ich richte Ihr digitales Teammitglied ein, das Anrufe annimmt, Termine koordiniert und Routinefragen beantwortet, während Sie sich auf das konzentrieren, was nur Sie tun können.