Datenschutz und Technik | Ist ein KI-Telefonassistent sicher?
Datenschutz und technische Voraussetzungen. Was Sie wissen müssen.
Sie wollen sicher sein, dass Ihre Daten und die Ihrer Kund*innen geschützt sind. Und Sie wollen wissen, ob die Technik in Ihrem Unternehmen funktioniert, ohne dass Sie etwas umbauen müssen. Hier finden Sie die Antworten auf beides.
Server in Deutschland.DSGVO-konform.EU AI Act konform.
Wie schützt ein KI-Telefonassistent die Daten Ihrer Kund*innen?
Server in Deutschland
Alle Gespräche werden auf deutschen Servern verarbeitet und gespeichert. Kein US Cloud Act, keine Datenübertragung ins außereuropäische Ausland.
DSGVO-konform
Ich schließe mit jedem Unternehmen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab, bevor das digitale Teammitglied live geht. Dieser regelt verbindlich, wie Daten verarbeitet werden.
Keine KI-Schulung mit Ihren Daten
Die gesprochenen Inhalte Ihrer Kund*innen werden nicht zum Training der KI-Modelle verwendet. Ihre Daten gehören ausschließlich Ihnen.
Transparenzhinweis zu Gesprächsbeginn
Anrufende erfahren direkt, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen. Das ist durch den EU AI Act gesetzlich vorgeschrieben. Ich konfiguriere diesen Hinweis so, dass er freundlich und natürlich klingt, nicht wie ein juristischer Vorbehalt.
EU AI Act Konformität
Ein KI-Telefonassistent fällt unter die Kategorie „Begrenztes Risiko". Die Kernpflicht ist Transparenz. Durch den integrierten Hinweis beim Abheben erfüllen Sie diese Anforderung von Anfang an.
Wie wird der KI-Telefonassistent technisch eingebunden?
Die Anbindung ist einfacher als Sie denken. In den meisten Fällen brauchen Sie nur eine Rufweiterleitung einzurichten.
So funktioniert es
Sie richten auf Ihrer bestehenden Telefonnummer eine Rufweiterleitung ein. Entweder dauerhaft, nach einem Zeitintervall (z.B. nach 15 Sekunden) oder bei Besetzt. Anrufe, die bei Ihnen nicht angenommen werden, landen automatisch bei Ihrem digitalen Teammitglied. Für Ihre Kund*innen ändert sich nichts. Sie rufen weiterhin Ihre gewohnte Nummer an.
Was Sie brauchen
Ihre bestehende Telefonnummer. Die Möglichkeit, eine Rufweiterleitung einzurichten. Das kann jedes Telefon, jede Telefonanlage, jeder Provider. Mehr nicht.
Was Sie nicht brauchen
Keine neue Telefonnummer. Keine neue Hardware. Keine Software-Installation. Keine IT-Abteilung.
VIP-Nummern immer durchstellen
Sie definieren Telefonnummern, die immer direkt zu Ihnen durchgestellt werden, auch wenn die Weiterleitung aktiv ist. Kindergarten, Familie, wichtige Geschäftspartner*innen. Diese Anrufe landen nie beim Assistenten, sondern immer bei Ihnen persönlich.
Anrufende persönlich begrüßen
Sie können Kontakte hinterlegen, die der Assistent beim Namen erkennt. Ruft Frau Meier an, hört sie: „Hallo Frau Meier, schön dass Sie anrufen. Wie kann ich Ihnen weiterhelfen?" Kein anonymes „Wie ist Ihr Name?", sondern ein persönlicher Empfang. Ohne CRM-Anbindung.
Komplexere Setups
Wenn Sie eine Telefonanlage mit mehreren Nebenstellen haben oder mehrere Nummern anbinden möchten, konfiguriere ich das für Sie. Auch die Anbindung an Ihr bestehendes CRM- oder Kalendersystem ist möglich.
Kalender-Anbindung
Der Assistent kann direkt in Ihren bestehenden Kalender buchen. Google Calendar, Microsoft 365, Cal.com oder Calendly. Termine werden automatisch eingetragen, ohne dass Sie etwas manuell übertragen müssen.
Eigene Wissensdatenbank
Der Assistent antwortet nicht ins Blaue, sondern greift auf eine strukturierte Wissensdatenbank zu, die ich mit Ihren FAQ, Dokumenten und Unternehmensinformationen füttere. So gibt er nur Antworten, die Sie freigegeben haben.
Häufige Fragen zu Datenschutz und Technik
Muss ich meine Telefonnummer wechseln?
Nein. Der Assistent wird über eine einfache Rufweiterleitung an Ihre bestehende Nummer angebunden.
Werden die Gespräche aufgezeichnet?
Die Gespräche werden für die automatische Verschriftlichung verarbeitet und Ihnen als E-Mail-Zusammenfassung zugestellt. Eine dauerhafte Speicherung der Audiodaten findet nicht statt.
Was passiert mit den Daten, wenn ich den Service beende?
Ihre Daten werden vollständig gelöscht. Das ist im Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt.
Brauche ich eine spezielle Internetverbindung?
Nein. Die Rufweiterleitung läuft über Ihr normales Telefonnetz. Sie brauchen kein WLAN, keine App und keine spezielle Hardware.
Können meine Kund*innen erkennen, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, und das ist gewollt. Zu Gesprächsbeginn gibt es einen kurzen Transparenzhinweis. Das ist gesetzlich vorgeschrieben und schafft Vertrauen, statt es zu zerstören.
Kann ich bestimmte Anrufe immer direkt zu mir durchstellen lassen?
Ja. Sie hinterlegen eine Liste mit Telefonnummern, die immer direkt bei Ihnen klingeln, egal ob die Weiterleitung aktiv ist. Kindergarten, Familie, wichtige Geschäftspartner*innen. Diese Anrufe gehen nie an den Assistenten.
Kann der Assistent meine Stammkund*innen beim Namen erkennen?
Ja. Sie hinterlegen Ihre wichtigsten Kontakte. Wenn diese Personen anrufen, werden sie persönlich begrüßt. Das funktioniert ohne CRM-Anbindung.
Technische Fragen offen?
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